Consolider les parties prenantes pour créer une expérience centrée sur le citoyen

Définir les espaces et les services permettant de créer une synergie entre les organismes communautaires et l'Arrondissement de Rivière-des-Prairies-Point-aux-Trembles

Contexte

Comment briser les silos organisationnels dans la création d'un nouveau centre culturel et communautaire?

Espace Rivière est un projet de lieu public qui regroupera 3 volets : bibliothèque, maison de la culture et centre communautaire. Une consultation auprès des citoyens, des employés et d'organismes de l'arrondissement a permis de faire émerger le besoin d'une expérience enrichissante, accueillante, centralisée et spontanée. Cela se traduit par des services et des espaces diversifiés et bien intégrés les uns aux autres. Il est donc crucial que les offres de services en bibliothèque, en culture et en loisirs communautaires, auparavant élaborées en silo, soient réfléchies en parfaite synergie.

Ayant à coeur d'assurer l'arrimage entre les 3 volets du projet et ainsi d'offrir une expérience qui répond aux besoins des citoyens, l'arrondissement de Rivière-des-Prairies-Pointe-aux-Trembles nous a mandaté afin de mener une démarche de conception participative impliquant l'arrondissement et les organismes communautaires. L'objectif était de comprendre les besoins de chacun et d'explorer comment les services et les espaces leur étant nécessaires peuvent s'arrimer et se bonifier.

Démarche

1
Appropriation d'une vision

Nous avons illustré les différentes fonctions pressenties dans Espace Rivière afin de permettre aux organismes communautaires et à l'équipe arrondissement de s'approprier le lieu en le visualisant. L'illustration en exemple nous projette dans l'agora de l'heure du compte, prévue dans le pôle famille.

Ce qu'on a fait

  • Illustrations et description narrative du point de vue du citoyen des fonctions prévues à Espace Rivière.

  • Fiche conceptuelle présentant les différentes fonctions prévues pour faciliter la mise en lien de celles-ci.

Un peu de ce qu'on a découvert

  • La mise en commun des espaces imaginés a permis aux parties prenantes de mieux se projeter dans Espace Rivière, tel qu'espéré. Par contre, ceci a aussi provoqué une crainte de perte du milieu de vie que les organismes ont su créer afin d'offrir un second chez soi à leurs membres. 
    Comment créer une synergie entre l'offre de l'arrondissement et celle des organismes communautaires tout en conservant un milieu de vie qu'ils peuvent s'approprier ?

2
Entrevues exploratoires

Nous avons réalisé des entrevues exploratoires réunissant plusieurs parties prenantes afin d'explorer de premières hypothèses d'arrimages des espaces et des services à Espace Rivière.

Ce qu'on a fait
 

  • Entrevues exploratoires avec chaque organisme, accompagnées d'un représentant de l'équipe de l'arrondissement.

  • Inventaire de l'offre de services des organismes.

  • Recensement des besoins et des enjeux vécus par chaque organisme.

  • Conception participative pour imaginer l'espace idéal qui permettrait d'optimiser l'expérience de chaque organisme et des visiteurs d'Espace Rivière.

Un peu de ce qu'on a découvert

  • En ayant pris du temps pour chaque organisme, les rencontres entre les parties prenantes les ont incitées à adopter une posture positive et emphatique, ce qui a permis d'aboutir à des solutions viables qui répondaient aux besoins de chacun. 

3
Conception d'un lieu synergique

Le projet Espace Rivière étant à l'étape de la rédaction du Programme Fonctionnel et technique (PFT), nous avons adapté les données issues de nos entrevues exploratoires en organigrammes fonctionnels afin que le client puisse directement bénéficier du livrable pour son PFT. L'exemple suivant présente l'organigramme du pôle famille.

Ce qu'on a fait

  • Mise en forme d'organigrammes fonctionnels démontrant les espaces utilisés et les relations fonctionnelles qui doivent exister entre ceux-ci pour faire vivre les services d'Espace Rivière de façon optimale.

  • Définition de critères d'aménagement des espaces utilisés par les organismes afin de répondre à leurs besoins.

  • Élaboration d'un concept préliminaire d'aménagement sur 3 étages d'Espace Rivière respectant les liens fonctionnels entre chaque espace.

  • Facilitation de sessions de consolidation avec l'équipe d'architectes responsable de rédiger le PFT et l'équipe de l'arrondissement.

Un peu de ce qu'on a découvert

  • Un travail de hiérarchisation des liens fonctionnels présentés dans les organigrammes a été nécessaire afin d'anticiper les compromis qui seront à faire lors de l'implantation.

  • L'élaboration du concept d'aménagement a permis de se projeter des un scénario d'usage des espaces, ce qui a mis en lumière un enjeu important de logistique d'accès. Suite à ce constat, nous avons élaboré un outil de priorisation des accès afin d'amener l'équipe de l'arrondissement et les architectes à prendre des décisions éclairées.

4
Proposition de concepts de services

Le schéma suivant présente l'ensemble des services issus de la démarche de conception participative avec les organismes communautaires et l'arrondissement. Chaque service sera développé en détail dans une prochaine phase de design de services.

Ce qu'on a fait

  • Identification de nouveaux services lors de l'analyse des entrevues exploratoires avec les parties prenantes.

  • Mood boards permettant de s'imaginer chaque concept de service.

  • Schéma de l'expérience du citoyen bonifiée grâce aux nouveaux services.
     

La rédaction d'un PFT est une étape cruciale du développement d'un projet architectural d'envergure. La démarche de conception participative entreprise par l'arrondissement a permis de nourrir la rédaction du PFT avec des données empreintes de sensibilité face aux usagers. Au-delà des liens fonctionnels qui seront présentés dans le PFT, cette démarche participative avec l'arrondissement et les organismes communautaires du quartier a permis de faire émerger des idées de nouveaux services qui permettront de concrétiser la synergie souhaitée à Espace Rivière. Le développement de ces services se fera faite en parallèle à la finalisation du PFT afin de laisser la possibilité aux services d'influencer l'aménagement et ainsi s'assurer que l'architecture concorde parfaitement avec la vision d'Espace Rivière.

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